Skip to main content

Tips Cara Memaksimalkan Sistem Payroll Perusahaan

Canggih.net - Payroll atau penggajian merupakan bagian penting dari aktivitas tata kelola karyawan. Selain menyangkut hak karyawan, payroll menjadi beban usaha paling besar dari sebuah perusahaan bahkan melebihi produksi.

Oleh karena itu, perusahaan perlu memperhatikan proses penting yang satu ini. Karena jika salah sedikit saja, dampaknya akan cukup besar pada perusahaan.

Kesalahan perhitungan gaji bisa memengaruhi arus kas secara keseluruhan, kehilangan karyawan terbaik, bahkan bisa merusak reputasi perusahaan.

Lantas bagaimana cara memaksimalkan tata kelola sistem payroll sehingga memiliki sistem yang lebih baik?

Tips Cara Memaksimalkan Sistem Payroll Perusahaan
 

Pertama, Tentukan Penjadwalan Gaji


Setiap perusahaan pasti memiliki sistem penggajian yang berbeda, ada yang prorata, harian, mingguan, atau bulanan. Semua dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan bidang kerja yang dilakukan.

Namun begitu, penggajian tetaplah penggajian dimana perusahaan wajib memenuhi hak-hak karyawan secara adil. Anda bisa memilih penjadwalan gaji terbaik sesuai dengan kemampuan perusahaan dalam pendistribusian gaji.

Pastikan Anda memiliki waktu yang cukup untuk menghitung gaji karyawan dan membagikannya tepat waktu.

Menurut Tiffany Washington pemilik Washington Accounting Service, meski sebuah perusahaan memiliki beberapa tipe karyawan berbeda seperti menyewa karyawan freelance atau tidak penuh, tetap buat pembayaran gaji dilakukan pada waktu yang sama untuk mengurangi dampak error akibat dari multiple process.

Bangun Pengetahuan dan Kemampuan Karyawan HR


Memang terdengar klise, namun walau bagaimana pun juga, perusahaan tetap harus mengakomodasi karyawan terutama dalam hal pengembangan skill profesional mereka dalam hal ini adalah HR atau payroll operation.

Misalnya saja mengajarkan karyawan peka terhadap keterbaruan informasi terutama tentang pajak dan aturan pemerintah terkait ketenagakerjaan atau hal teknis seperti penggunaan teknologi pada sistem payroll.

low-skill karyawan di bidang penggajian atau HR tentu akan menyebabkan human error seperti salah hitung gaji.

Buat Flowchart pada Sistem Payroll


Segala aktivitas bahkan penggajian sekalipun, Anda perlu memiliki sebuah panduan berupa flowchart. Hal tersebut dilakukan untuk mengontrol segala aktivitas payroll dimana nantinya manajemen bisa melihat langsung masalah yang terjadi pada sistem.

Misalnya jika terjadi kesalahan hitung gaji, apa mitigasi yang dilakukan, dimana kesalahannya, siapa yang bertanggung jawab.

Selain itu dengan adanya flowchart, perusahaan bisa memisahkan antara uang yang dikeluarkan untuk urusan kekaryawanan dengan urusan bisnis sehingga nantinya tidak akan mengganggu arus kas. Contohnya seperti pinjaman karyawan atau reimbursement.

Persingkat Sistem Payroll dengan Software


Tidak bisa dipungkiri mulai dari revolusi industri pertama hingga saat ini, teknologi mampu merubah situasi terutama dalam hal mempermudah pekerjaan. Mulai dari ditemukan conveyor belt, mesin uap, komputer, hingga saat ini machine learning.

Semua hal dalam memaksimalkan sebuah pekerjaan termasuk sistem payroll pasti berhulu pada teknologi. Dimana pekerjaan menjadi lebih singkat dan mudah.

Pada payroll, penggunaan software menjadi sebuah keharusan apalagi di era digital. Ada beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dari menggunakan software payroll, yaitu;

  • Menghindari adanya salah hitung karena pengolahan data dilakukan secara real-time dan otomatis.
  • Terintegrasi dalam satu sistem, sehingga tidak ada lagi multiple process yang membuat pekerjaan menjadi lebih lama.
  • Karena paperless, software payroll dinilai lebih aman dari kerusakan atau pun penyalahgunaan.
  • Hemat ruang dan tempat karena semua data tersimpan dalam sebuah media penyimpanan cloud.
  • Bisa dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan juga peraturan pemerintah.
  • Lebih transparan sehingga tidak ada lagi praktik penyelewengan data. Selain itu data juga bisa dimanfaatkan menjadi lebih baik untuk kebutuhan perusahaan.
  • Karyawan bisa mengelola informasinya secara mandiri tanpa ada batasan birokrasi.

Dari manfaat-manfaat tersebut dapat dilihat bahwa dengan software payroll Anda mungkin bisa menghemat pekerjaan tata kelola gaji yang memakan waktu lama menjadi lebih efisien dan efektif.

Bahkan sebuah penelitian mengatakan bahwa dengan bantuan teknologi seperti software payroll, HR bisa memangkas waktu pekerjaan rutinnya hingga 60%.

Itulah tips cara memaksimalkan sistem payroll pada perusahaan Anda. Namun sebelum Anda menggunakan teknologi seperti software payroll, ada baiknya Anda mempertimbangkan beberapa hal mulai dari kebutuhan, workload, hingga anggaran perusahaan.
Comment Policy: Silahkan tuliskan komentar Anda yang sesuai dengan topik postingan halaman ini. Komentar yang berisi tautan tidak akan ditampilkan sebelum disetujui.
Buka Komentar
Tutup Komentar